Même si l’on a pris le temps de la réflexion avant de décider de vendre son cabinet d’administration de biens, une fois que la cession est lancée, elle doit avancer vite. Un dossier bien préparé est un vrai facteur d’attractivité en amont de la vente, et il fluidifie ensuite la réalisation de la transaction.
Quels sont les documents à fournir en préparation de la vente ?
Pour bien vendre son cabinet d’administration de biens, le mieux est encore de s’adresser à un spécialiste de la cession entre professionnels de l’immobilier. Il saura mettre le vendeur en relation avec les acquéreurs potentiels les plus appropriés, aidera à la valorisation du cabinet, et conseillera le cédant tout au long de l’opération. La signature d’une proposition d’achat par le repreneur vient alors rapidement concrétiser le projet : le processus complet prend en général moins de six mois.
Mais avant d’arriver là, le cédant devra fournir un certain nombre de documents administratifs, et aussi d’éléments de gestion et d’exploitation, que l’acheteur est en droit de demander. Il ne faut pas attendre la dernière minute pour les mettre à jour ! D’autant que certains d’entre eux peuvent prendre du temps à réunir. Revue de ces éléments qu’il faudra être prêt à transmettre.
L’état-civil et le statut marital du cédant et de son conjoint
La partie la plus simple concerne l’état-civil du cédant. Ses papiers d’identité devront notamment être en cours de validité. Autre point important, son statut marital devra avoir fait l’objet d’une analyse, afin que son conjoint, éventuel copropriétaire de ses parts dans l’affaire (ce qui est automatique dans le cas d’une communauté de biens par exemple), ne constitue pas un obstacle à la vente ou ne risque pas d’entraîner de retards.
Des statuts et des Kbis à jour
Plus complexe est le chapitre qui concerne les statuts de la société. « En particulier, rappelle un expert de la cession chez Viou & Gouron, les Kbis devront être récents pour être valides » (la pratique veut qu’ils datent de moins de trois mois, NDLR).
Or, on le sait, la vente d’un cabinet de gestion immobilière est souvent précédée d’une mise à jour de ses statuts, par exemple la transformation d’une SASU en SAS, moins taxée lors d’une revente. Le rachat préalable des parts des minoritaires par l’actionnaire principal est également fréquent. « Les Kbis doivent donc refléter l’exacte situation de l’entreprise, en particulier son actionnariat ou encore sa structure juridique ». Les nouveaux statuts seront aussi déposés au greffe, et l’accusé de dépôt joint à l’acte de vente.
Les engagements : baux, contrats de travail et contrats fournisseurs
La transparence est ici de rigueur. Il faut tenir prêts une série de documents qui ne doivent souffrir d’aucune approximation.
Les ressources humaines du cabinet d’administration de biens
Les compétences professionnelles constituent le carburant des cabinets d’administration de biens, et elles seront scrutées par les acheteurs, souvent en mal de collaborateurs qualifiés. Il faut commencer par ressortir tous les contrats de travail (y compris celui du cédant !) et les mettre à jour si nécessaire, notamment quant à leurs avenants portant sur les rémunérations et les descriptions de poste.
Les locaux
La même rigueur s’applique aux baux des locaux occupés par la société, même et surtout si des renouvellements tacites ont déjà eu lieu. Mieux vaut souvent prendre le temps de signer un nouveau bail – la démarche est plus facile pour le cédant qu’elle ne le serait pour le futur acquéreur.
Les contrats de service en cours
- téléphone, accès internet,
- électricité,
- contrats pour les envois groupés de convocations aux AG de copropriétaires (courrier ou internet),
- logiciels (en mode SaaS ou pas),
- abonnements aux prestataires informatiques : outil métier, outils complémentaires, VPN, maintenance, serveurs externalisés…
- leasings en cours, pour les véhicules professionnels ou la photocopieuse…
« Au-delà d’une simple transmission des dépenses de fonctionnement à prévoir pour l’acquéreur, les annexes des contrats lui seront aussi précieuses, pour déterminer à quel moment il peut éventuellement choisir de dénoncer des contrats ou de les renégocier » souligne le spécialiste de Viou & Gouron.
La clientèle du cabinet et les comptes des immeubles
Les éléments attestant de l’activité réelle du cabinet d’administration de biens sont évidemment centraux pour confirmer l’intérêt porté par un acheteur. Le, ou les derniers bilans comptables sont loin d’être suffisants.
Le cédant doit répertorier tous ses mandats de syndic ou de gestion en cours. Il prendra bien soin de vérifier que ces contrats sont à jour et, le cas échéant, de procéder à la régularisation des signatures – en amont de la vente du cabinet.
Dans le même esprit, il sera apprécié que les comptes bancaires de chaque copropriété soient présentés clairement, et exempts d’erreurs ou de retards d’écriture.
Leur vérification peut s’avérer fastidieuse, sauf à la confier à un expert-comptable qui facturera son travail. Il existe heureusement une autre manière d’attester de la bonne gestion d’un cabinet d’administration de biens, au travers des rapports d’audit menés tous les deux ou trois ans par les caisses de garantie de la profession. « Ces audits constituent en quelque sorte le pendant de l’obtention et de la conservation des cartes G, explique Viou & Gouron. Non seulement ces dernières sont nécessaires pour exercer, mais elles impliquent également l’adhésion obligatoire à ces caisses qui pourront suppléer un cabinet en difficulté financière si nécessaire. La hauteur des garanties et le montant de l’adhésion sont calculés sur la base de ces audits réguliers. »
Pour refermer cet inventaire, on n’oubliera pas de rappeler avec notre expert que cette liste de documents à fournir n’est que l’étape ultime de la cession. « Il y a une to-do list des questions à se poser et à résoudre par anticipation, avant la vente ».
Cette autre liste intègre les aspects fiscaux, les conditions d’un départ à la retraite optimisé – il y a des délais pour faire valoir ses droits après une cession ; ou encore la dimension patrimoniale.
Dans la plupart des cas, Viou & Gouron constate que les cédants qui le consultent ont déjà abordé ces points, au moins avec leur expert-comptable, voire avec un conseiller financier. Dans le cas contraire, le spécialiste n’oubliera certainement pas de suggérer au vendeur de mieux se préparer… avant de sauter le pas !
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